АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА

 

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

 

 

05.10.2011                                                                   № 454-р

 

Об утверждении регламента администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроиз-водства администрации города Нижнего Новгорода (в редакции распоряжений администрации города Нижнего Новгорода от 22.04.2014 № 141-р, от 24.08.2016 № 1233-р)

 

 

В целях повышения эффективности документооборота администрации города Нижнего Новгорода, оперативности обработки данных, достоверности первичной информации и усиления контроля исполнительской дисциплины:

1. Утвердить прилагаемый регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – ЕСЭДД НН).

2. Отраслевым (функциональным) структурным подразделениям и территориальным органам администрации города Нижнего Новгорода использовать в работе ЕСЭДД НН.

3. Возложить на управление делами администрации города Нижнего Новгорода (Хусиянов А.А.):

3.1. Полномочия и функции оператора ЕСЭДД НН.

3.2. Ответственность за организацию внедрения и сопровождения ЕСЭДД НН.

4. Департаменту организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации города Нижнего Новгорода (Гаврилов С.С.):

4.1. Осуществлять анализ сроков  исполнения документов.

4.2. Организовать работы по закрытию документов ЕСЭДД НН в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации города Нижнего Новгорода Холкину М.М.

 

 

Исполняющий обязанности главы администрации города

С.В.Гладышев

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

распоряжением администрации

города от 05.10.2011 № 454-р

(в редакции распоряжений администрации города Нижнего Новгорода от 22.04.2014 № 141-р, от 24.08.2016 № 1233-р)

 

 

РЕГЛАМЕНТ

администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода

 

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода (далее – Регламент) определяет порядок установки, администрирования, поддержки и эксплуатации единой системы электронного документооборота и делопроизводства администрации города Нижнего Новгорода (далее - ЕСЭДД НН).

1.2. Регламент ЕСЭДД НН разработан в соответствии с:

распоряжением Правительства Нижегородской области от 07.12.2009 № 3012-р «О единой системе электронного документооборота и делопроизводства органов исполнительной власти Нижегородской области и органов местного самоуправления Нижегородской области»;

постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 26.12.2011       № 5485 «О Реестре муниципальных информационных систем администрации города Нижнего Новгорода»;

распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 01.08.2012        № 345-р «Об утверждении положения о порядке подготовки и издания правовых актов администрации города Нижнего Новгорода»;

соглашением от 09.03.2011 № 3 «О передаче программного обеспечения» между администрацией города Нижнего Новгорода и министерством информационных технологий, связи и средств массовой информации Нижегородской области.

1.3. Термины, используемые в Регламенте:

ЕСЭДД НН – это программно-технический комплекс, автоматизирующий документооборот в администрации города Нижнего Новгорода, программное обеспечение которого включает подсистемы: «Служебная корреспонденция», «Система подготовки документов», «Система согласования проектов правовых актов», «Контроль исполнения документов».

Подсистема «Служебная корреспонденция» - программный модуль, позволяющий реализовать регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, рассмотрение и обработку служебной корреспонденции, движение документов по руководителям и исполнителям, оперативный контроль за исполнением входящих служебных документов и др.

Каждое из отраслевых (функциональных) структурных подразделений и территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода имеет свою базу данных  для регистрации направленной им служебной корреспонденции.

Регистрация служебной корреспонденции, направленной на имя главы администрации города и его заместителей, осуществляется в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.

Подсистема «Система согласования проектов правовых актов» - программный модуль, позволяющий автоматизировать работы с проектами правовых актов администрации города Нижнего Новгорода. Подсистема может использоваться автономно.

Подсистема «Система подготовки документов» - программный модуль, позволяющий помещать электронные тексты документов в полнотекстовую базу данных – хранилище текстово-графической информации (далее - ХТГИ) и обеспечивать  возможность  однозначно  идентифицировать электронную версию документа и его бумажный вариант с помощью специального уникального номера. Система интегрирована с продуктами MS Office.

Подсистема «Контроль исполнения документов» - программный модуль, позволяющий регистрировать и обрабатывать данные о документах, поставленных на контроль. Подсистема может использоваться автономно.

Оператор – отраслевое (функциональное) структурное подразделение администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющее деятельность по общей координации, эксплуатации и администрированию  ЕСЭДД НН.

Пользователь – отраслевое (функциональное) структурное подразделение или территориальный орган администрации города Нижнего Новгорода, использующие ЕСЭДД НН для обеспечения своей деятельности. 

Оператор автоматизированного рабочего места (далее – Оператор АРМ)  – сотрудник Пользователя, уполномоченный использовать ЕСЭДД НН на своем автоматизированном рабочем месте.

Администратор – сотрудник Оператора, осуществляющий организацию и координацию действий Операторов АРМ, а также деятельность по обработке информации, содержащейся в базах данных ЕСЭДД НН.

Контролер – отраслевое (функциональное) структурное подразделение администрации города Нижнего Новгорода, осуществляющее анализ сроков  исполнения документов и организацию работ по закрытию документов в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.

Глобальный классификатор – структурированный перечень сотрудников органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Нижегородской области, участвующих в разработке и исполнении документов. Глобальный классификатор определяет права доступа Операторов АРМ к документам ЕСЭДД НН.

Локальный справочник исполнителей – сегмент глобального классификатора, включающий список исполнителей отдельного Пользователя.

1.4. Обеспечение безопасности данных ЕСЭДД НН осуществляется путем использования средств криптографической защиты, а также электронной подписи (далее - ЭП).

 

2. Порядок установки ЕСЭДД НН

Создание нового АРМ обусловлено служебной необходимостью Пользователя.

 

2.1. Пользователь:

2.1.1. Обеспечивает качественное непрерывное сетевое соединение АРМ с сервером ЕСЭДД НН через корпоративную информационно-телекоммуникационную сеть администрации города Нижнего Новгорода при условии, что Пользователь не включен в данную сеть.

2.1.2. Обеспечивает техническое оснащение АРМ ЕСЭДД НН:

совместимым персональным компьютером - IBM;

лицензионным антивирусным и системным программным обеспечением с учетом следующих требований: Windows XP Professional SP2,  Windows 7 и выше,   MS Office 2003 и выше, Open Office.

Мероприятия, предусмотренные подпунктами 2.1.1, 2.1.2 Регламента, и установка программного обеспечения ЕСЭДД НН осуществляются специалистами в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя, а в случае их отсутствия, специалистами Оператора. Администратор передает специалистам в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя дистрибутивы программного обеспечения ЕСЭДД НН с целью обеспечения функционирования АРМ ЕСЭДД НН.

2.1.3. Уведомляет Оператора письмом на бумажном носителе:

о необходимости создания АРМ с указанием подсистемы ЕСЭДД НН, функций, адреса и контактов Оператора АРМ;

о номенклатуре дел, в соответствии с которой должна осуществляться регистрация документов;

о необходимости ЭП для подписания документов Пользователя;

о необходимости обучения Оператора АРМ с указанием их количества.

2.1.4. Обеспечивает условия для работы Администратора:

пропуск на территорию Пользователя;

предоставление доступа к рабочему месту;

возможность проведения обучения Операторов АРМ.

2.2. Администратор:

2.2.1. Анализирует заявки Пользователя и регистрирует Операторов АРМ в базе данных «Пользователи ЕСЭДД НН».

2.2.2. Организует установку и настройку необходимых подсистем ЕСЭДД НН на АРМ Оператора АРМ в течение пяти рабочих дней с момента поступления заявки Пользователя.

 

3. Порядок администрирования, информационного сопровождения и эксплуатации ЕСЭДД НН

 

3.1. Администратор:

3.1.1. Готовит и рассылает Пользователю руководства, инструкции и рекомендации по работе в ЕСЭДД НН.

3.1.2. Организует процедуру сбора и согласования заявок на модификацию ЕСЭДД НН от Пользователя.

3.1.3. Готовит технические задания на сопровождение и модификацию ЕСЭДД НН.

3.1.4. Осуществляет обновление версий программного обеспечения ЕСЭДД НН и перенастройку АРМ.

3.1.5. Создает новые учетные записи на сервере ЕСЭДД НН на основании запроса Пользователя в течение трех рабочих дней с момента поступления запроса Пользователя.

3.1.6. Организует доступ Операторов АРМ к базам документов в соответствии с их полномочиями.

3.1.7. Консультирует Операторов АРМ по вопросам работы в ЕСЭДД НН.

3.1.8. Обеспечивает резервное копирование баз данных сервера ЕСЭДД НН.

3.1.9. Осуществляет ведение Глобального классификатора. Корректирует Глобальный классификатор в течение пяти рабочих дней со дня поступления запроса от Пользователя.

3.1.10. Настраивает локальные справочники исполнителей для Операторов АРМ.

3.1.11. Осуществляет обмен данными с Правительством Нижегородской области для актуализации Глобального классификатора.

3.1.12. Производит  удаление записей баз данных Пользователя.

3.1.13. Осуществляет работу с функцией «Очистка базы обмена».

3.1.14. Осуществляет процедуру переноса данных ЕСЭДД НН в архив.

3.1.15. Выявляет нарушения в процессе работы в ЕСЭДД НН Операторов АРМ и дает рекомендации по устранению ошибок.

3.1.16. Организует и проводит обучение Операторов АРМ навыкам работы в ЕСЭДД НН.

3.1.17. Размещает на внутреннем Интернет-ресурсе администрации города Нижнего Новгорода правовые акты по ЕСЭДД НН, руководства по работе в подсистемах ЕСЭДД НН и  другую информацию по ЕСЭДД НН.

3.1.18. Разрабатывает сложные запросы в атрибутном поиске подсистем ЕСЭДД НН с целью организации контроля за соблюдением правил работы в ЕСЭДД НН и сроков исполнения документов, в том числе, по заявкам Контролера и Пользователя.

3.1.19. Контролирует соответствие действий Операторов АРМ Регламенту ЕСЭДД НН, инструкциям по работе в подсистемах ЕСЭДД НН.

3.1.20. Координирует и контролирует деятельность организаций, выполняющих работы по ЕСЭДД НН в рамках муниципальных контрактов.

3.2. Пользователь:

3.2.1. Своевременно направляет Оператору  данные о смене Операторов АРМ письмом на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.

3.2.2. Обеспечивает своевременное предоставление информации для продления срока действия сертификата ЭП.

3.2.3. Обязывает разработчиков (исполнителей) документов своевременно (сразу после подписи руководителями бумажных оригиналов) передавать Операторам АРМ электронные документы и устанавливает ответственность разработчиков (исполнителей) документов за несвоевременную передачу электронных документов Операторам АРМ.

3.3. Оператор АРМ:

3.3.1. Проверяет при регистрации исходящей служебной корреспонденции соответствие электронной версии документа документу на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.

3.3.2. Прикрепляет вложения ко всем исходящим документам при наличии соответствия электронной версии документа документу на бумажном носителе с собственноручной подписью руководителя.

3.3.3. Не прикрепляет вложения к документам, содержащим информацию ограниченного доступа (далее – ОД) и  персональные данные.  В таких документах в поле «Вид документа» заносится значение «Документ ОД».

3.3.4. Заверяет ЭП  в обязательном порядке электронный образ документов, направляемых в отраслевые (функциональные) структурные подразделения и территориальные органы администрации города Нижний Новгород, органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Нижегородской области.

3.3.5. Не заверяет ЭП документы, направляемые в сторонние организации, и документы  об административно-хозяйственной деятельности. 

3.3.6. Своевременно осуществляет отображение состояния и местонахождения документа в  ЕСЭДД НН.

 3.3.7. Своевременно направляет Администратору данные для корректировки Глобального классификатора на адрес электронной почты esedd_inform@admgor.nnov.ru по форме приложения к Регламенту.

3.3.8. Несет ответственность за сохранность ключевого носителя ЭП.

3.3.9. Своевременно обновляет список отозванных сертификатов ЭП.

3.3.10. Создает отчетную документацию с помощью запросов и выходных форм ЕСЭДД НН.

3.3.11. Осуществляет сопровождение локальных справочников Пользователей.

3.4. Контролер:

3.4.1. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения документов и сроков согласования проектов правовых актов.

3.4.2. Осуществляет закрытие контрольных документов в базе данных служебной корреспонденции главы администрации города Нижнего Новгорода.

3.4.3. Организует работу по закрытию неконтрольных документов в базе данных главы администрации города Нижнего Новгорода.

3.4.4. Принимает участие в методическом сопровождении работы в ЕСЭДД НН в части отображения сроков исполнения документов:

 консультирует Операторов АРМ;

 участвует в обучающих семинарах по работе в ЕСЭДД НН.

3.5. Процедура выхода из аварийных ситуаций (полный или частичный сбой в работе ЕСЭДД НН):

3.5.1. Оператор АРМ в течение одного рабочего дня с момента возникновения аварийной ситуации в ЕСЭДД НН сообщает о ней Администратору.

3.5.2. Администратор в течение одного рабочего дня с момента обращения Оператора АРМ определяет характер сложившейся ситуации и информирует об этом Оператора АРМ.

3.5.3. При неисправности аппаратной части или сбое в работе операционной системы Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления информации об исправности оборудования от Пользователя переустанавливает  ЕСЭДД НН в случае отсутствия специалистов в сфере информационно-коммуникационных технологий Пользователя.

3.5.4. При сбое в функционировании ЕСЭДД НН Администратор в течение двух рабочих дней с момента поступления обращения Оператора АРМ переустанавливает ЕСЭДД НН и восстанавливает базу данных ЕСЭДД НН на основании существующей резервной копии.

3.5.5. При искажении или разрушении информации в случае аварийных ситуаций Администратор в течение пяти рабочих дней определяет причину искажения или разрушения информации. В течение пяти рабочих дней с момента определения причины искажения и разрушения информации восстанавливает базу данных на основании существующей резервной копии.

3.5.6. Администратор уведомляет Контролера о сбое в работе ЕСЭДД НН у Пользователя в случае, если восстановление функционирования ЕСЭДД НН занимает более двух рабочих дней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение

к Регламенту администрирования,

информационного сопровождения и

эксплуатации единой системы

электронного документооборота и

делопроизводства администрации

города Нижнего Новгорода

 

Форма передачи данных для глобального классификатора

 

Наименование отраслевого (функционального) структурного подразделения или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода

 

 

Требования по заполнению полей таблицы

1. В заголовке таблицы указывают наименование отраслевого (функционального) структурного подразделения или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

2. В поле «№ п/п» заносят порядковый номер.

3. В поле «Наименование структурного подразделения» заносят  наименование отраслевого (функционального) структурного подразделения или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.

4. В поле «Ф.И.О.» заносят фамилию, имя, отчество полностью.

5. В поле «Должность» заносят должность согласно штатному расписанию.

6. В случае изменений штатного расписания или персональных данных сотрудников  в поле, значение которого меняется, указывают старую информацию (до изменения), а в поле «Статус» заносят следующую информацию:

для вновь принятых сотрудников – «принят(а)»;

для уволенных сотрудников – «уволен(а)»;

для сотрудников, переведенных на другую должность, – «переведен(а)» и наименование новой должности;

для сотрудников, изменивших фамилию, – «смена фамилии» и новая фамилия;

для вновь организованного подразделения – «новое»;

для ликвидированного подразделения – «ликвидировано»;

для переименованного подразделения – «переименовано» и новое наименование подразделения.

7. В поле «Дата изменения статуса» заносят дату принятия/увольнения/перевода на новую должность/организации/ ликвидации/ переименования.

 

Пример заполнения таблицы

Администрация  XXXXX  района