Муниципальное казенное учреждение «Архив города Нижнего Новгорода» создано на базе архивного отдела управления делами администрации города Нижнего Новгорода в соответствии с постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 21 ноября 2012 года № 4880. 

Деятельность архива осуществляется в соответствии с Уставом, утвержденным приказом управления делами администрации города Нижнего Новгорода от 06 декабря 2012 года № 76.

Штатная численность архива 31 человек.

Работа архива ведется по 4 направлениям: комплектование, сохранность, использование и упорядочение.

  1. Комплектование архива документами, являющимися муниципальной собственностью, имеющими научную, практическую, историческую ценность. Это документы, образовавшиеся в процессе деятельности администрации города, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений, а также документами по личному составу ликвидированных муниципальных предприятий и учреждений.
  2. Обеспечение сохранности и учет документов, поступивших в архив.
  3. Использование документов. Это информационное обеспечение деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, юридических лиц, а также российских и иностранных граждан.
  4. Упорядочение документов - проведение экспертизы ценностей, обработка (подшивка дел, оформление обложек, составление описей, подготовка предисловий и исторических справок).

Архив обеспечивает хранение имеющихся и вновь поступающих дел в соответствии срокам хранения и дел постоянного срока хранения, входящих в состав Архивного Фонда Российской Федерации. Это документы Горьковского городского Совета народных депутатов и его исполнительного комитета, городской Думы города Нижнего Новгорода, администрации города Нижнего Новгорода и её структурных подразделений, в том числе администраций районов города Нижнего Новгорода. А так же документы по личному составу ликвидированных муниципальных предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания.

Архив осуществляет прием граждан и предоставляет информационные услуги по вопросам, относящимся к компетенции архива: выдачу в установленном порядке по документам, находящимся на хранении, архивных справок, архивных копий и архивных выписок; предоставление документов и архивных справочников для изучения в читальном зале архива. Ежегодно поступает и обрабатывается архивом около 10 тыс. запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, тематических запросов от судов, прокуратуры, органов государственной власти и местного самоуправления, а также физических и юридических лиц о предоставлении земельных участков, жилой площади, разрешении на строительство индивидуальных жилых домов и гаражей, о вводе объектов в эксплуатацию, о присвоении (изменении) наименований улиц и почтовых адресов, а также о приватизации жилого фонда на территории города Нижнего Новгорода. Запросы поступают в архив, как при личном обращении заявителя, так и письменном обращении, по электронной почте, через отделения почтовой связи, посредством Интернет-портала государственных и муниципальных услуг Нижегородской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг. 

Организована работа подразделений архива в системе электронного документооборота с использованием электронной подписи для исполнения тематических запросов органов государственной власти и местного самоуправления, судов, прокуратуры, а также граждан и юридических лиц.

С Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Нижегородской области архив заключил Соглашение об информационном взаимодействии, по которому запросы от всех отделений пенсионных фондов районов области и города поступают в электронной форме и обмен информацией происходит с использованием средств криптографической защиты информации программного комплекса VipNet.

На официальном сайте администрации города Нижнего Новгорода создан микросайт архива, на котором пользователям сети Интернет предоставлена информация о деятельности и организации архива, хранящихся фондах, а так же информация для обращения с запросами в архив.

Планомерно осуществляется работа по созданию электронных копий архивных документов посредством планетарного сканера ЭЛАР ПланСкан А2В-600 и ведение информационной базы оцифрованных документов в локальной компьютерной сети архива. В электронный вид переведены описи дел всех фондов.

Большое внимание архив уделяет обеспечению сохранности документов.

Постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 14.02.2014 № 415 дополнительно выделено помещение по ул. Козицкого 4 площадью 198,0 кв.м. для организации хранения приватизационных дел.

Помещения архива оборудованы средствами охранно-пожарной сигнализации. Для обеспечения контроля доступа организована система видеонаблюдения, установлена кнопка экстренного вызова полиции.